Probabil mail-ul tău strigă după ajutor de multă vreme. Se simt sufocat din cauza aglomerației și ți-a trimis un ultim avertisment: „Spațiul de stocare este plin!” – cu alte cuvinte: „Fă-ți timp de mine, apucă-te de curățenie!”. Dacă vrei să ai un Inbox Zen, citește și urmează pașii următori.
Ghidul în 5 pași pentru un Inbox Zen
1. Sortează și șterge!
Sigur te-ai gândit că asta trebuie să faci și crezi că este un sfat pueril. Probabil că este, însă de vreme ce mail-ul tău plânge este lipede că ai uitat să faci acest pas de ceva vreme. Prin urmare, un memento nu strică niciodată.
Pe de altă parte, hai să vedem ce înseamnă sortare și ștergere. Intră pe mail și uită-te la primele 10 mail-uri, câte dintre acestea sunt neesențiale? Unul, două? Șterge și mergi la următoarele 10 din listă cu același scop: vânarea mesajelor neesențiale.
Neesențial =
- e-mail pe care nu l-ai cerut
- e-mail fără numele tău pe el
- e-mail care promite noroc pentru un an, o vacanță Disney sau un remediu pentru cancer dacă transmiți o sumă de bani
- e-mail care nu oferă niciun beneficiu pentru deschidere sau răspuns
Dacă nu mai poți face diferența dintre esențial sau neesențial sau dacă căsuța ta de e-mail este complet scăpată de sub control, îți recomandăm o ștergere radicală. Da, șterge totul. Oamenii care așteaptă ceva îți vor trimite e-mail din nou. Prin urmare, nu ai de ce să-ți fie teamă! Vrei un Inbox Zen, nu? Acționează!
2. Dezabonează-te sau filtrează e-mailurile pe care nu le dorești
Fă-ți timp să te dezabonezi de la mail-ul pe care nu-l mai dorești în lista ta de notificări. Dacă dezabonarea este imposibilă, configurează un filtru pentru a trimite e-mailurile nedorite direct la coșul de gunoi și nu le vei mai vedea niciodată.
De câte ori te-ai abonat la un blog sau la un site web pentru a obține gratuit o carte electronică, un ghid, un curs sau orice altceva de care oricum nu te-ai atins? Dacă răspunsul este de mai multe ori, înțelegi cât de insidioase pot fi aceste oferte. Abonează-te numai la bloguri, buletine informative sau site-uri care oferă conținut cu adevărat valoros pentru tine.
3. Dezactivează-ți notificările
Intră acum în setările mail-ului tău și accesează secțiunea notificări. Cu siguranță găsești câteva lucruri de debifat pe acolo. Gândește-te numai la rețelele de socializare. Și acolo îți apar zeci de notificări care îți disrag atenția zilnic (poate ar fi bine să te uiți și în setările aplicațiilor pentru o viață mai simplă). De ce să mai primești un mail în plus, când oricum vei afla din alte surse?
4. Acționează după lucrurile bune
Se presupune că fiecare e-mail pe care nu l-ai șters sau de la care nu te-ai dezabonat este unul util. Poate trebuie să răspunzi curând sau pur și simplu există alt motiv să fie păstrat. Deschide-le pe rând și pune în practică una dintre următoarele acțiuni:
Răspunde scurt și șterge
Șterge-l dacă nu este necesar niciun răspuns (nu trebuie să confirmi fiecare e-mail pe care îl primești)
Salvează prin crearea unui folder sau prin arhivare
Ai încercat asta până acum? S-ar putea să fie soluția ideală pentru tine. Procedând astfel, poți accesa e-mailul salvat ori de câte ori ai avea nevoie de el, fără să se amestece cu discuțiile cotidiene. Cu alte cuvinte, fă-ți un fel de birou cu sertare online și bucură-te de timp bonus.
5. Fii șeful
Gmail și alte platforme de e-mail presupun că știu ce este mai bine pentru tine și îți filtrează e-mailul în categorii precum principal, social și promoții. Este o idee bună, dar au omis cel mai important element din algoritmul lor pentru a-ți oferi ceea ce dorești… înțelegerea a ceea ce dorești.
Dacă ai găsit acest articol sau alte informații la care te-ai abonat, pe care le-ai cerut sau pentru care ai plătit în dosarul tău de promoții sau spam, mută-l. Fii șeful și trage-l în folderul tău principal. Pe viitor, lucrurile se vor aranja de la sine, așa cum tu îți dorești, iar mail-ul va avea un Inbox Zen.