Arta productivității zen în termeni faini și simpli.
Trăim într-o lume a vitezei, a multitaskingului și a presiunii constante de a face mai mult. Nu-i de mirare că majoritatea dintre noi am început să ne simțim copleșiți, epuizați, incapabili să ne concentrăm chiar și când lista de to do zilnică se reduce la două-trei sarcini. Cum am ajuns aici? Pentru a răspunde la așa o întrebare trebuie să aruncăm o privire amplă în istorie. Însă se merită să despicăm firul problemei în patru sau mai degrabă să ne focusăm atenția spre soluții? Ce-i drept trecutul e trecut, nu poate fi rescris. Viitorul însă este o pânză albă ce așteaptă să fie pictată, iar imaginea va fi dictată doar de acțiunile noastre prezente. Așadar, ce avem de făcut? Cum putem fi mai productivi, fără a sacrifica bunăstarea noastră fizică, mentală și emoțională? Este cu adevărat posibil să muncești mai mult, cu mai puțin stres?
Răspunsul ar putea veni dinspre o filosofie mai veche decât ne-am imagina: ZEN.
Zenul, o ramură a budismului Mahayana, pune accent pe trăirea în prezent, pe acceptare și pe eliberarea de atașamente. Dincolo de viața personală, principiile sale pot fi aplicate cu succes și în viața profesională. I-am spus fain și simplu: arta productivității zen.
Această abordare holistică combină principiile budismului zen cu practicile moderne de management al timpului pentru a ne ajuta să creăm un flux de lucru mai calm și mai eficient.
Iată câteva idei de bază ale acestei arte ce promovează munca cu sens:
- Orice faci, fă cu intenție
- Păstrează-ți mintea limpede
- Adoptă concentrarea profundă în viața ta
Arta productivității zen: 1. Orice faci, fă cu intenție
“Munca ta este un meșteșug, iar dacă îți perfecționezi abilitățile și le aplici cu respect și grijă, atunci, la fel ca un rotar priceput, poți genera sens în eforturile zilnice din viața ta profesională.” – Cal Newport
În cartea „Deep Work” scrisă de Cal Newport, se vorbește despre intenție ca baza oricărui tip de abordare a muncii. Altfel spus, indiferent de metoda pe care alegi să mergi în îndeplinirea sarcinilor, asigură-te că o faci cu intenție.
Autorul prezintă de asemenea patru abordări ale muncii despre care credem că ar trebui să știi. Vorbim despre: abordarea monahală, abordarea bimodală, abordarea ritmică și abordarea jurnalistică. Iar asemeni tuturor informațiilor ce vor fi prezentate pe parcursul acestui material, nu le crede! Rămâi sceptic până la proba contrarie. Adică, ia-ți tot timpul de care ai nevoie, testează cu grijă și alege doar ceea ce ți se potrivește cu adevărat.
Abordarea monahală:
Monahal provine de la mănăstire – locul în care locuiesc călugării. Iar această abordare implică dedicarea totală unui proiect timp de o perioadă determinată, eliminând toate distragerile. De exemplu, te-ai putea muta într-o cabană izolată pentru a scrie un roman sau a finaliza un raport important. Este adevărat că, deși poate fi extrem de eficientă, această strategie poate fi dificil de susținut pe termen lung.
Abordarea bimodală:
Această abordare combină perioade dedicate de muncă profundă cu perioade de relaxare și reîncărcare. De exemplu, ți-ai putea bloca 4-6 ore în fiecare zi pentru a te concentra exclusiv pe sarcinile tale cele mai importante, urmate de timp liber pentru a te relaxa și a te deconecta. Această metodă oferă un echilibru mai bun între productivitate și bunăstare.
Abordarea ritmică:
Această abordare se bazează pe tehnica Pomodoro. Ea implică lucrul în intervale de 25 de minute, urmate de pauze de 5 minute. Tehnica Pomodoro poate fi o modalitate excelentă de a menține concentrarea și de a evita supraîncărcarea. De asemenea, poți folosi un calendar pentru a-ți planifica blocurile de muncă și a-ți urmări progresul.
Abordarea jurnalistică:
Această abordare este ideală pentru cei cu o rutină zilnică imprevizibilă. Pur și simplu dedici orice timp liber neașteptat muncii profunde. De exemplu, ai putea profita de o oră liberă între întâlniri pentru a scrie un articol sau a termina un email important.
Așa cum am spus și mai sus, alegerea abordării potrivite depinde de preferințele individuale și de stilul de lucru. Prin urmare: testează, testează, testează și alege!
Arta productivității zen: 2. Păstrează-ți mintea limpede
„Ceea ce avem de făcut este deseori tocmai ceea ce încercăm să evităm să facem.” – David Allen
Știm că avem lucruri de făcut și totuși, cupriși de emoții, ne lăsăm adesea distrași (de cele mai multe ori inconștient) cu speranța falsă că va fi mai ușor după. Ei bine, nu este așa. Pauzele au rostul lor, dar a îmbrățișa distragerile este cu totul altceva.
Vezi și: Nomofobia la locul de muncă: Cum afectează productivitatea și creativitatea
Focalizându-se pe ideea de „a avea mintea limpede ca apa”, Allen îndeamnă în cartea sa, „Metoda GTD. Arta productivitatii fara stres”, la eliberarea spațiului mental prin externalizarea sarcinilor și responsabilităților în sisteme de încredere.
Când oamenii au un sistem de încredere în care să stocheze sarcinile și ideile, ei pot trăi în prezent fără teama că vor uita ceva important.
Așadar, cum poți face asta? Cum îți poți păstra mintea limpede și lucra fără stres? Iată un sumar al metodei GTD care îți va fi de mare ajutor.
Metoda GTD, prescurtare de la Getting Things Done (Să Faci Lucrurile Terminte), a devenit un standard de aur în managementul productivității, fiind adoptată la nivel mondial de profesioniști din diverse domenii, datorită abordării sale simple, flexibile și extrem de eficiente.
Aceasta se bazează pe cinci principii esențiale: colectare, procesare, organizare, revizuire și acțiune.
COLECTARE
Prin colectare, Allen sugerează înregistrarea oricărui lucru care necesită atenție într-un loc centralizat. Adică adună tot ce ai în minte – sarcini, idei, proiecte – într-un loc. Acesta poate fi un caiet, o aplicație digitală pentru liste de sarcini sau orice sistem care funcționează pentru tine.
PROCESARE
În această etapă, aceste lucruri sunt evaluate și se decide următoarea acțiune necesară. Este fezabilă? Dacă da, care este următorul pas concret? Dacă nu, este un element de referință sau ceva de făcut cândva/poate?
ORGANIZARE
Aici sarcinile și informațiile sunt așezate în liste și categorii în funcție de când și cum trebuie abordate, așa numitele liste de așteptare. Ele sunt menite să urmărească sarcinile pe care le-ai delegat altora sau lucrurile care depind de un eveniment extern pentru a fi finalizate. Având aceste liste, vei avea sub control proiectele și sarcinile, fără a simți nevoia de a le urmări mental.
Până la urmă, așa cum spunea și Allen: ‚Mintea ta este pentru a avea idei, nu pentru a le reține.”
REVIZIUREA
Acest pas este crucial pentru a menține sistemul actualizat și relevant. În carte, autorul sugerează că ar trebui să-ți aloci timp în fiecare săptămână pentru a parcurge toate proiectele, sarcinile și angajamentele tale. Așa poți fi sigur că nimic nu este uitat. În plus câștigi oportunitate de a reflecta asupra direcției în care vrei să mergei. Suntem în era vitezei până la urmă, iar părerile noastre se schimbă aidoma.
ACȚIUNEA
Ultima etapă implică efectuarea efectivă a sarcinilor. Spre deosebire de alte sisteme de gestionare a timpului care se concentrează pe prioritățile bazate pe urgență, metoda GTD încurajează evaluarea sarcinilor în funcție de contextul actual, energie și resurse disponibile.
GTD nu este doar o abordare a managementului timpului, ci o filosofie de viață. Ea ne învață că, având un sistem de încredere și fiind conștienți de modul în care alocăm timpul și energia noastră, putem trăi o viață mai împlinită și mai echilibrată. Pentru a avea asfel o viață mai liniștită și mai echilibrată, unde stresul și anxietatea sunt reduse prin gestionarea eficientă a angajamentelor și a responsabilităților.
Arta productivității zen: 3. Adoptă concentrarea profundă în viața ta
„Starea în care oamenii sunt atât de implicați într-o activitate încât nimic altceva nu pare să conteze. Experiența în sine este atât de plăcută încât oamenii o vor face chiar și la prețuri mari.” – Mihaly Csikszentmihalyi
Aceast tip de concentrare mai poartă și denumirea de stare de FLOW. Cu siguranță ai mai auzit de ea, probabil chiar ai trăit-o de câteva ori. Când simți că timpul zboară, dar nu-ți pasă, pur și simplu. Ești atât de implicat, atât de prezent și liniștit, atât de plin de iubire, încât nimic altceva nu contează.
Ei bine, munca, chiar și cea de birou, poate genera această stare. De fapt, a lucra în sine produce mai multe experiențe de flux decât timpul liber. În cercetările efectuate de Csikszentmihalyi, oamenii au semnalat că experimentează flux în 54% din timp la locul de muncă. Numărul pentru agrement a fost mult mai mic, la 18%.
Cum așa? Simplu: Munca este structurată ca un joc, în timp ce majoritatea activităților de petrecere a timpului liber nu sunt.
Atunci de ce majoritatea dintre noi am prefera să lucrăm mai puțin și să stăm mai mult degeaba?
Mihaly Csikszentmihalyi, autorul cărții „Flow”, explică asta cât se poate de simplu. „Omul simte că investește atenție împotriva voinței lui”. Cu toate acestea, ghici ce, ai libertatea de a alege!
„Cu cât ne dăm seama mai devreme că, calitatea experienței de muncă poate fi transformată după bunul plac, cu atât mai repede putem îmbunătăți această dimensiune enorm de importantă a vieții.” – Mihaly Csikszentmihalyi
O altă alternativă este schimbarea locului de muncă în sine. Cu cât un loc de muncă seamănă mai mult cu un joc – cu varietate, provocări adecvate și flexibile, obiective clare și feedback imediat – cu atât va fi mai plăcut.
Totodată, concentrarea profundă sau flow-ul are loc atunci când abilitățile tale se potrivesc cu dificultatea sarcinii. Dacă sarcina este prea dificilă, te vei simți anxios și nu vei putea experimenta fluxul. Iar când abilitățile sunt mult mai mari decât provocarea, te vei plictisi.
De reținut este și faptul că NU POȚI EXPERIMENTA STARE DE FLOW FĂRĂ SĂ-ȚI INVESTEȘTI ATENȚIA. Fără o atenție deplină, nu poți absorbi informațiile de care ai nevoie spre a intra în această stare.
Iată cele 5 principii pentru a transforma orice activitate stresantă într-una de flow:
- Definește-ți obiectivele activității. Crează un obiectiv major și cât de multe subobiective sunt necesare.
- Găsește modalități de a măsura progresul. Crează mecanisme pentru a-ți urmări progresul.
- Concentrează-te pe sarcina pe care o ai la îndemână. Dedică-ți toată atenția sarcinii. Nu este permis multitaskingul.
- Dezvoltă-ți abilitățile necesare pentru a progresa. Depune eforturi pentru a îmbunătăți fiecare abilitate necesară.
- Continuă să crești miza. Odată ce ți-ai îndeplinit obiectivele, întoarce-te la pasul 1 și crează-ți obiective și mai îndrăznețe.
În final, este important de menționat că stresul, epuizarea, acea stare de copleșeală apar de cele mai multe ori pentru că nu ți-ai clarificat în minte rezultatul dorit. De altfel, acesta este și motivul pentru care intenția este primul pas în arta productivității zen. Asigură-te așadar că știi unde vrei să ajungi, apoi decide-te cum o să faci asta, pas cu pas.
Și nu uita: calea către o productivitate zen nu e o cursă, ci o călătorie de auto-descoperire și de echilibru interior. Este despre a face mai multe cu mai puțin stres și cu o stare de bine mai profundă. Fii răbdător cu tine însuți, perseverează și bucură-te de proces!
Mădălina Costache