Uneori, multitudinea de sarcini zilnice poate deveni copleșitoare. Doar când ne gândim că trebuie să acoperim toate task-urile de la locul de muncă, să ne luăm câteva momente binemeritate de respiro, să avem grijă și de viața socială și, nu în ultimul rând, să ne odihnim suficient, simțim că este istovitor sau chiar imposibil să le facem pe toate într-o singură zi.
În contextul în care programul zilnic pare că devine din ce în ce mai încărcat, iar timpul este, până la urmă, o resursă limitată, conceptul de time management se bucură, de câțiva ani, de din ce în ce mai multă popularitate.
Beneficiile gestionării eficiente a timpului
Astfel, organizarea eficientă a timpului ne poate ajuta din multe puncte de vedere: în primul rând, să găsim echilibrul dintre viața personală și viața profesională; să devenim mai productivi; să avem grijă de sănătatea noastră: pentru că atunci când ne asumăm, pe termen lung, mai multe sarcini decât putem duce de fapt, riscăm să ajungem la epuizare.
Așadar, cum putem începe să ne gestionăm (mai bine) timpul? Pentru a răspunde la această întrebare, am adunat o serie de 5 sfaturi și trucuri practice de time management:
Sfaturi practice pentru gestionarea timpului
Planificarea săptămânală și, ulterior, zilnică a sarcinilor
Prin „sarcini” ne referim atât la cele profesionale (diferite proiecte de la locul de muncă, ședințe online și/sau offline), cât și la cele personale (vizită la medic, cumpărături).
Este util să le analizăm împreună, pentru a avea o perspectivă mai clară asupra planificării din săptămâna și, ulterior, din ziua respectivă, precum și pentru a ști cum să le alternăm.
Să zicem, de exemplu, că este o zi luni în care trebuie să lucrăm la diferite proiecte profesionale, să mergem la cumpărături și să plătim facturile lunare. Dacă notăm și împărțim toate aceste sarcini în același loc (fie într-o agendă fizică, fie în notițele telefonului sau într-o aplicație dedicată), este mai ușor să știm cum pendulăm între ele: am putea dedica 5-10 minute din ora de pauză de prânz plății facturilor.
De ce este util să avem atât o planificare săptămânală, cât și una zilnică? Odată ce știm care sunt toate sarcinile pentru săptămâna în curs, este mai ușor să le împărțim pe zile, în funcție de priorități.
Stabilirea unor obiective S.M.A.R.T.
Adică a unor obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și bine delimitate în timp. Dincolo de faptul că stabilirea unor astfel de obiective ne oferă o mult mai bună claritate, ne ajută și să ne raportăm într-un mod realist la resursele personale de timp.
Odată ce analizăm fiecare sarcină din planificarea zilnică și îi dedicăm o durată realistă de efectuare, observăm și care este timpul rămas în ziua respectivă și cum îl putem planifica, astfel încât să rezolvăm ce este cu adevărat prioritar. Totodată, în stabilirea obiectivelor, este important să ținem cont și de eventualele deadline-uri.
Stabilirea priorităților
Una dintre cele mai importante etape a gestionării eficiente a timpului, stabilirea priorităților ne ajută să înțelegem care sunt cele cu adevărat importante, care sunt mai puțin importante (urgente) și, în cele din urmă, care sunt cele care suportă amânare.
După cum am spus, timpul reprezintă o resursă limitată, ceea ce înseamnă că este imposibil să facem în doar 24 de ore ceea ce ar presupune, de fapt, 48 de ore. Suprasolicitarea este nocivă pe termen lung: atât din punct de vedere fizic, cât și din punct de vedere mental.
Tocmai de aceea, este esențial să învățăm să ne asumăm sarcinile pe care le putem duce la bun sfârșit, într-un timp rezonabil, fără să fim nevoiți să tăiem timpul dedicat odihnei, servirii meselor sau pauzelor de relaxare (deci, implicit, acelor activități care contribuie la menținerea stării de sănătate) de pe lista priorităților.
Alcătuirea unui program flexibil
Vor fi zile în care vom reuși să urmăm întocmai planificarea stabilită, însă vor exista și zile în care vor interveni urgențe sau alte situații neprevăzute, care nu țin neapărat de noi (de pildă, intervine o ședință importantă, care nu suportă amânare).
De aceea, planificarea ar trebui să ne ofere și un anumit grad de flexibilitate, în sensul în că ne-ar permite să restabilim prioritățile/urgențele. Mai mult decât atât, este util să ne familiarizăm cu flexibilitatea, mai precis să învățăm să o integrăm natural, firesc și în plan mental.
Luarea pauzelor
Pauzele sunt binevenite, chiar necesare atât pentru creșterea productivității, cât și pentru menținerea stării de sănătate, dacă luăm în calcul pauzele de masă sau pauzele de relaxare, în care ne deconectăm de la sarcinile de-abia rezolvate.
În acest timp putem să facem o plimbare în natură, să medităm sau pur și simplu să ne odihnim, pentru a ne reîncărca bateriile pentru următoarele responsabilități incluse în planificarea zilnică.
Timpul destinat pauzelor, indiferent de natura lor, trebuie inclus, la rândul său, în planificarea zilnică: pentru că nu este nicidecum opțional, ci prioritar.
Concluzie
Odată ce vom învăța să stabilim obiective săptămânale și zilnice realiste, să înțelegem care sunt prioritățile, să amânăm sarcinile care nu sunt urgente (eventual, chiar să le delegăm), să fim flexibili și să ne luăm pauze, vom evita suprasolicitarea și vom fi mai aproape de găsirea echilibrului.
Adelina Bălan